GoBD

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) regeln die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten und Papierdokumenten unter Bezug auf die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung.“ Soweit der Eintrag in Wikipedia …

Wer jetzt nach dem Begriff „Buchführung“ das Thema gedanklich ablegt und denkt, es betrifft nur die Fibu, liegt falsch. Das Bundesfinanzministerium schreibt hierzu:

Neben den außersteuerlichen und steuerlichen Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen sind alle Unterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind (vgl. BFH-Urteil vom 24. Juni 2009, BStBl II 2010 S. 452). Dazu zählen neben Unterlagen in Papierform auch alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten, die dokumentieren, dass die Ordnungsvorschriften umgesetzt und deren Einhaltung überwacht wurde. Nicht aufbewahrungspflichtig sind z. B. reine Entwürfe von Handels- oder Geschäftsbriefen, sofern diese nicht tatsächlich abgesandt wurden.“

Das bedeutet, dass alle Dokumente Belegcharakter haben, die am Ende der Kette einen steuerlich verwertbaren Charakter haben. Gehen wir vom klassischen Fall einer Auftragsrechnung aus, beginnt das mit der Anfrage des Kunden per E-Mail oder Fax, und geht weiter über das Angebot, die Auftragsbestätigung, über relevante Dokumente der Kalkulation bis hin zur Rechnungsstellung.

Sie müssen diese Dokumente nicht nur aufheben, sondern vor allem auch dokumentieren, wie Ihre Firma damit umgeht. Hier kommt die Verfahrensdokumentation ins Spiel, die jede Firma für sich selbst erstellen muss. In dieser beschreiben Sie das Verfahren, welche Abläufe in Ihrer Firma gelten, wenn es um Dokumente geht. Das reicht vom Post- und E-Mail-Eingang bis hin zur Ablage (Archiv oder Vernichtung). Dabei ist es egal, ob es um Belege in Papierform oder digitale oder digitalisierte Dokumente geht.

Es gibt bereits Urteile mit dem Ziel der Beweispflichtumkehr: Der Staat setzt offenbar verstärkt darauf, dem Betrieb die Beweispflicht für die Ordnungsmäßigkeit zuzuschieben: der Prüfer muss Ihnen also nicht nachweisen, dass Sie einen Fehler gemacht haben, sondern Sie müssen belegen, dass alles korrekt abgelaufen ist.

Wer jetzt gedanklich schon die nächsten Urlaube streicht, um das alles zu erarbeiten, kann ein wenig aufatmen. QOMET bietet bereits jetzt umfassende Möglichkeiten, sauber nach GoBD zu arbeiten.

Ihr Vorteil

  • Das Erstellen einer Verfahrensdokumentation ist Pflicht
  • lückenloser Nachweis aller Dokumente mit Belegcharakter (von der Kundenanfrage bis zur Rechnung)
  • So unterstützt Sie QOMET:
    • Muster einer Verfahrensdokumentation
    • automatisiertes Abspeichern aller ein- und ausgehenden Dokumente am definierten Zielort
    • Erstellen von Wasserzeichen in PDFs
    • Anlegen eines Löschprotokolls mit 10jähriger Vorhaltung
    • Versionsierung der Dokumente